In 2018 besloot Zoutman, internationale speler in de zoutsector, om de stap te zetten naar digitale transportdocumenten. Supply Chain Manager Wouter, al 23 jaar aan boord bij Zoutman, vertelt hoe het begon en welke voordelen de overstap naar de e-CMR opleverde.
Van infosessie naar digitalisering
Tijdens een infosessie in 2018 kwam de e-CMR oplossing van Pionira voor het eerst onder de aandacht. “De keuze was in vijf minuten gemaakt,” herinnert Wouter zich. “Het leek een logische stap in het kader van digitalisering. Een papieren CMR gaat langs heel wat afdelingen bij verschillende partijen, waarom zouden we dat niet efficiënter aanpakken?”
Zoutman koos meteen voor een API-integratie met hun ERP-systeem, zodat documenten automatisch werden gegenereerd vanuit het boekingsproces. Ze begonnen met één chauffeur met een tablet als test – iemand die dagelijks vele kleine leveringen deed. “Al snel gingen we stap voor stap naar grotere transporten. Binnen zes maanden was de volledige vloot operationeel.”
Sector met specifieke uitdagingen
In de zoutsector is snelheid cruciaal: op korte termijn moeten grote volumes verwerkt worden. In de papieren CMR kroop veel tijd: het handmatig overschrijven, het archiveren, het kopiëren van bijlagen,… Wouter ontdekte een grote tijdswinst met de digitale CMR: minder fouten, hogere leesbaarheid, realtime opvolging en geen fysiek archiefwerk meer. “We hebben er geen minuut spijt van gehad,” benadrukt Wouter. “De tijdswinst is aanzienlijk. Voor de creatie en archivering alleen al winnen we 5 minuten per CMR.” Opgeteld levert dit hen ongeveer 150 mandagen per jaar op – bijna een voltijds medewerker.
Ook de klanten van Zoutman ondervinden de voordelen: zij ontvangen de CMR meteen na laden of lossen rechtstreeks in hun mailbox.
Gebruiksgemak en bijkomende voordelen
De overstap naar het digitale systeem verliep vlot volgens Wouter. Nieuwe medewerkers krijgen eenvoudigweg een iPad en kunnen meteen aan de slag. “Het systeem wijst zichzelf uit.”
Gaandeweg ontdekten Wouter en zijn team ook extra voordelen. Sneller bewijs bij schadegevallen en een duidelijke registratie van leeggoed en europaletten zorgen op vandaag voor een vlottere facturatie.
Ook de integratie met de weegbruggen zorgt voor extra efficiëntie: weegbonnen worden rechtstreeks doorgestuurd naar eWastra, zonder papierwerk. Alleen op vraag van bepaalde klanten wordt er nog een leverbon geprint en afgegeven bij levering, maar het aftekenen bij ontvangst verloopt probleemloos via de e-CMR.
Toekomstgericht
Voor Zoutman is de digitalisering van transportdocumenten een stap die perfect aansluit bij hun visie op efficiëntie en innovatie. “We zouden nooit meer terug willen naar papier. De voordelen op vlak van snelheid, betrouwbaarheid en overzicht zijn gewoon te groot,” besluit Wouter.
