24/09/2026
De invoering van de digitale DeCA (Documento de Control Administrativo) roept heel wat vragen op binnen de transport- en logistieke sector. Tijdens onze recente webinars over DeCA kregen we veel gelijkaardige vragen van transporteurs, verladers en logistieke dienstverleners die actief zijn in Spanje.
Op basis van die vragen bundelen we in dit artikel de meest voorkomende misverstanden. Zo weet je exact wat DeCA inhoudt, wat de verplichtingen zijn én hoe je eenvoudig compliant blijft zonder onnodige administratieve lasten.
Misverstand 1: DeCA is verplicht voor alle transporten van en naar Spanje
Dit is wellicht het meest voorkomende misverstand.
De DeCA-verplichting geldt uitsluitend voor nationaal wegtransport binnen Spanje. Dat betekent dat zowel de laad- als loslocatie zich op Spaans grondgebied moeten bevinden.
Voor internationale transporten blijven de bestaande transportdocumenten van toepassing.
Belangrijk: het feit dat een vrachtwagen Spanje binnenrijdt of verlaat, betekent dus niet automatisch dat een DeCA vereist is.
Misverstand 2: Transportbedrijven moeten zich registreren bij de Spaanse overheid
Veel bedrijven gaan ervan uit dat ze zich moeten aanmelden op een overheidsplatform of een specifieke registratieprocedure moeten doorlopen. Dat is niet het geval.
Om gebruik te maken van een digitale DeCA is geen aparte registratie bij de Spaanse autoriteiten vereist. Het document moet wel digitaal beschikbaar zijn, toegankelijk zijn via een beveiligde link en verifieerbaar zijn via een QR-code.
Daardoor kunnen bedrijven de oplossing integreren in hun bestaande processen zonder bijkomende administratieve verplichtingen.
Misverstand 3: Alleen de transporteur mag een DeCA aanmaken
De regelgeving bepaalt niet wie verantwoordelijk is voor het opstellen van de DeCA. Dat kan afhankelijk van de afspraken binnen de transportketen gebeuren door:
- de transporteur;
- de opdrachtgever;
- de verlader;
- of een andere betrokken partij.
De keuze ligt dus bij de betrokken bedrijven zelf.
Waar de wetgeving wel duidelijk over is, is dat de transporteur ervoor moet zorgen dat de chauffeur tijdens het transport toegang heeft tot de DeCA en de bijhorende QR-code. Bij een controle onderweg moet die QR-code onmiddellijk kunnen worden voorgelegd aan de inspectiediensten.
Misverstand 4: Chauffeurs moeten nog steeds papieren documenten meenemen
Een belangrijk doel van DeCA is net de verdere digitalisering van transportdocumenten. Chauffeurs hoeven niet noodzakelijk een papieren document aan boord te hebben, zolang zij tijdens een controle toegang hebben tot:
- de digitale DeCA;
- de beveiligde link naar het document;
- de bijhorende QR-code.
Via die QR-code kunnen de Spaanse autoriteiten het document onmiddellijk raadplegen. Dit maakt een volledig papierloze werkwijze mogelijk en sluit aan bij de bredere digitalisering binnen de transportsector.
Hoe bereid je je voor op DeCA?
Hoewel er nog veel vragen leven rond de nieuwe regelgeving, blijkt uit de praktijk dat de implementatie vaak eenvoudiger is dan bedrijven verwachten.
De belangrijkste aandachtspunten zijn:
- weten wanneer DeCA van toepassing is;
- bepalen welke partij het document aanmaakt;
- ervoor zorgen dat chauffeurs toegang hebben tot de QR-code;
- en kiezen voor een oplossing die aansluit bij je bestaande werkprocessen.
Door tijdig de juiste digitale tools en integraties te voorzien, kun je voldoen aan de regelgeving zonder extra complexiteit toe te voegen aan je operationele processen.
De mogelijkheden binnen eWastra
Binnen eWastra voorzien wij drie verschillende oplossingen om een DeCA eenvoudig aan te maken:
- Upload een bestaande DCA als PDF en laat deze omzetten in een conform digitale DeCA.
- Voer de transportgegevens digitaal in via eWastra en laat ons platform de DeCA automatisch genereren.
- Maak een digitale Carta de Porte aan, waarbij de bijbehorende DeCA automatisch wordt gegenereerd als onderdeel van een volledig papierloze workflow.
Ben je al klant? Contacteer dan onze support (support@pionira.be) om DeCA toe te voegen aan je documenten.
Nog geen klant? Vraag vrijblijvend een offerte aan via info@pionira.be om digitaal van start te gaan.
Herbekijk onze webinars over DeCA
Wil je dieper ingaan op de regelgeving, de praktische toepassing en de verschillende manieren om DeCA-documenten aan te maken? Dan kan je hier onze webinar herbekijken 👇
Heb je na het bekijken van de webinar nog vragen over DeCA of onze oplossing? Neem gerust contact op met ons team. We helpen je graag verder.
