08/07/2026
Sinds vorige maand zijn er meer details bekend over de verplichting van de elektronische Documento de Control (DeCA). Vanaf 5 oktober zal enkel de elektronische versie nog aanvaard worden. Klinkt ingewikkeld? Geen zorgen. Hieronder leggen we eenvoudig uit wat DeCA is, wanneer je het nodig hebt en hoe je ervoor zorgt dat je volledig in orde bent.
Wat is DeCA ook alweer?
DeCA staat voor Documento electrónico de Control Administrativo. Het is de digitale versie van het administratieve controledocument (DCA) dat tijdens een transport in Spanje aanwezig moet zijn.
Het document dient als bewijs voor de inspectiediensten dat het transport correct geregistreerd is en bevat alle essentiële informatie over de zending, de opdrachtgever en de vervoerder. Vanaf oktober 2026 mag dit document niet langer op papier worden opgesteld, maar moet het digitaal beschikbaar zijn.
Wanneer heb je een DeCA nodig?
De verplichting geldt voor:
- Binnenlands wegtransport in Spanje
- Cabotagevervoer in Spanje (transport door een buitenlandse vervoerder binnen Spanje)
DeCA is niet verplicht voor:
- enkele specifieke uitzonderingen zoals verhuistransporten of bepaalde koeriersdiensten;
- internationaal transport;
- eigen vervoer (private complementary transport).
Wat moet een DeCA bevatten?
Een geldig DeCA bevat onder andere:
- gegevens van de opdrachtgever;
- gegevens van de effectieve vervoerder;
- laad- en losplaats;
- aard en gewicht van de goederen;
- transportdatum;
- kenteken(s) van het voertuig;
- eventuele opmerkingen of voorbehouden.
Daarnaast moet het document ook voldoen aan een aantal technische eisen. Zo moet het digitaal worden aangemaakt (geen scan), een QR-code bevatten en via een beveiligde HTTPS-link onmiddellijk raadpleegbaar zijn voor inspectiediensten.
Hoe verloopt een controle onderweg?
Tijdens een wegcontrole hoeft de chauffeur geen ingewikkelde handelingen uit te voeren.
Hij toont eenvoudig de QR-code op het document. De inspecteur scant deze code en krijgt onmiddellijk toegang tot de digitale versie van het DeCA.
Er hoeft niets geüpload te worden naar een overheidsplatform en bedrijven hoeven zich nergens vooraf te registreren.
Is DeCA een apart document?
Niet noodzakelijk.
Wanneer een digitale Carta de Porte of eCMR alle wettelijk verplichte gegevens bevat én voldoet aan de technische vereisten van DeCA, kan één document beide functies vervullen.
Wie is verantwoordelijk?
De verantwoordelijkheid ligt bij zowel de contractuele opdrachtgever als de effectieve vervoerder.
Beide partijen moeten ervoor zorgen dat het document beschikbaar is tijdens het transport. Ontbreekt het document, dan kunnen beide aansprakelijk worden gesteld.
Wat als er iets wijzigt tijdens het transport?
Verandert er onderweg iets, bijvoorbeeld een ander voertuig of een gewijzigde bestemming?
Dan mag dit niet handmatig op een afgedrukte versie worden aangepast. De wijziging moet digitaal gebeuren:
- door het bestaande document officieel te wijzigen, of
- door een volledig nieuw document aan te maken.
De chauffeur moet vervolgens de bijgewerkte versie ontvangen voordat het transport verdergaat.
Hoe helpt Pionira?
Bij Pionira hoef je je geen zorgen te maken over de technische of wettelijke vereisten.
Met onze digitale Documento de Control voldoe je aan de DeCA-verplichtingen. Dat betekent onder andere:
- automatisch een digitaal document (geen scan);
- een unieke QR-code op elk document;
- veilige online beschikbaarheid voor inspectiediensten;
- automatische bewaring van de documenten;
- geen registratie bij een Spaans overheidsportaal;
- geen extra handelingen voor de chauffeur tijdens een controle.
Klaar voor oktober 2026?
De invoering van DeCA betekent opnieuw een belangrijke stap in de digitalisering van het goederenvervoer in Europa. Wie vandaag al digitaal werkt, hoeft zich weinig zorgen te maken. Werk je nog met papieren documenten of ben je niet zeker of jouw oplossing voldoet aan de nieuwe Spaanse regelgeving? Dan is dit het ideale moment om je processen onder de loep te nemen.
Met Pionira ben je voorbereid op de nieuwe verplichtingen én beschik je over één oplossing voor meerdere transportdocumenten (Carta de Porte, Documento de Control), zodat je zorgeloos transporten in Spanje kunt blijven uitvoeren. Ga je over de Spaanse grens? Dan kan je met onze e-CMR verder.
Verdere vragen of interesse om te starten?
